V dnešnej digitálnej dobe je e-mailová komunikácia neoddeliteľnou súčasťou nášho pracovného aj osobného života. MS Outlook, ako jedna z najpopulárnejších e-mailových a kalendárnych aplikácií, ponúka množstvo funkcií, ktoré môžu výrazne zefektívniť správu vašich e-mailov a naplánovaných úloh. Nižšie vám ponúkame niekoľko tipov a trikov, ako nastaviť Outlook pre maximálnu produktivitu v roku 2024.
1. Prispôsobenie zobrazenia poštových schránok
Začnite s prispôsobením zobrazenia vašich poštových schránok, aby ste mali vždy rýchly prístup k dôležitým e-mailom. Vytvorte si vlastné zložky pre organizáciu prijatých e-mailov podľa projektov, dôležitosti alebo iných kritérií, ktoré sú pre vás relevantné. Outlook vám umožňuje aj nastaviť pravidlá pre automatické triedenie prichádzajúcich správ, čo môže výrazne ušetriť váš čas.
- Prejdenie na sekciu Obľúbenej pošty alebo Doručenej pošty: Choďte na správy, ktoré chcete zoraďovať do nových zložiek.
- Vytvorenie novej zložky:
- Pre vytvorenie novej zložky kliknite pravým tlačidlom myši na vašu poštovú schránku alebo existujúcu zložku.
- Vyberte možnosť “Nová zložka” alebo “New Folder”.
- Zadajte názov pre novú zložku a potvrdte vytvorenie.
- Premiestnenie emailov do vlastných zložiek:
- Pre presunutie emailu do novej zložky stačí ho ťahať a púšťať do tejto zložky.
- Môžete tiež použiť funkciu “Presunúť do” (“Move to”) a vybrať cieľovú zložku.
- Organizácia zložiek podľa potrieb:
- Môžete si zložky ďalej usporiadať do podzložiek alebo kategorizovať ich podľa projektov, dôležitosti a ďalších kritérií.
- Na niektoré zložky môžete priradiť aj pravidlá, ktoré automaticky presúvajú správy podľa určitých kritérií.
Takto môžete jednoducho a efektívne vytvoriť vlastné zložky v MS Outlooke a organizovať svoju prijatú poštu podľa projektov, dôležitosti a ďalších relevantných kritérií.
2. Využitie funkcie Focused Inbox
Funkcia “Focused Inbox” rozdelí vašu doručenú poštu na dva taby – “Dôležité” a “Ostatné”. E-maily, ktoré Outlook identifikuje ako menej dôležité, automaticky presunie do zložky “Ostatné”, a tak umožní, aby ste sa mohli zamerať na skutočne dôležité správy bez zbytočných rušivých elementov.
Efektívne využívanie kalendárnych funkcií v Outlooku je kľúčové pre optimalizáciu vašeho času. Využite možnosť zdielať vaše kalendáre s kolegami, aby ste zjednodušili plánovanie stretnutí. Funkcia “Scheduling Assistant” (Asistent plánovania) vám pomôže nájsť vhodný čas pre stretnutia, kedy sú všetci zapojení dostupní.
3. Používanie úloh a poznámok
Používajte sekciu Úlohy na vytvorenie a správu vašich to-do listov. Úlohy môžete priradiť aj špecifickej e-mailovej správe a nastavovať im priority a termíny splnenia. Funkcia poznámok potom môže slúžiť na rýchle záznamy myšlienok alebo informácií, ktoré chcete mať k dispozícii.
Nastavovanie priorít:
- Otvorte svoju sekciu Úlohy v MS Outlook.
- Vyberte úlohu, ktorej chcete nastaviť prioritu.
- Kliknite pravým tlačidlom myši na vybranú úlohu a vyberte možnosť “Nastaviť prioritu” alebo “Priority”.
- Vyberte spomedzi možností ako Vysoká priorita, Normálna priorita alebo Nízka priorita.
- Uložte zmenu a priorita úlohy sa zobrazí vedľa nej.
Nastavovanie termínov splnenia:
- Otvorte svoju sekciu Úlohy v MS Outlook.
- Vyberte úlohu, ktorej chcete nastaviť termín splnenia.
- Kliknite na ikonu kalendára alebo termínu vedľa úlohy, ktorú chcete upraviť.
- Vyberte dátum a čas, kedy má byť úloha splnená.
- Uložte zmenu a termín splnenia úlohy sa zobrazí vedľa nej.
4. Klávesové skratky
V programe MS Outlook existuje niekoľko užitočných klávesových skratiek, ktoré môžu skrátiť čas pri práci s emailmi a kalendárom. Tu sú niektoré z najpoužívanejších klávesových skratiek v MS Outlook.
- Ctrl + N: Nový email
- Ctrl + Shift + M: Nová správa
- Ctrl + Shift + A: Nová položka stretnutia
- Ctrl + R: Odpovedať na email
- Ctrl + Shift + R: Odpovedať všetkým v emaili
- Ctrl + F: Ďalšia správa
- Ctrl + Shift + G: Označiť správu ako spam
- Ctrl + Shift + J: Presunúť správu do inej zložky
- Ctrl + Shift + K: Označiť email ako prečítanella
- Ctrl + 1: Prejsť na poštovú schránku
Outlook ponúka množstvo funkcií, ktoré vám môžu pomôcť zvýšiť vašu produktivitu. Kľúčom je nájsť tie pravé nastavenia a triky, ktoré najlepšie vyhovujú vášmu pracovnému procesu a zvykom. Ako ukazuje tento článok, existuje mnoho spôsobov, ako môžete vylepšiť vaše každodenné používanie Outlooku, aby ste maximalizovali vašu efektivitu a ušetrili čas.
